地区办公室在会议策划人和各酒店之间充当媒介机构，以其信息中枢的作用指导策划人去发现最能满足其需求的酒店。除了向会议策划人提供本地区酒店连锁集团的信息外，大多数地区办公室都有区域团体业务数据库。某些酒店连锁集团如喜来登、凯悦酒店集团、红狮酒店集团和假日酒店集团都开发出互联网系统，将各自的会议酒店与它们的地区性和全国性销售办公室相链接。这些系统可以提供快速的团体预订数据的电子查询，包括供房情况、房价、日期。该系统同时还会在集团范围内追踪顾客记录和客户的活动。在信息查询如此便捷的情况下，很多地区销售代理得以预留出会议室、为本系统内任何一家酒店打印出计划书，还能现场预订，通过电子邮件将协议书传给酒店销售总监报批。地区销售办公室还向连锁集团区域内的酒店提供促销材料和公共关系类的服务。

五、独立酒店代理人
      很多酒店并不认为它们可以单凭内部销售人员便能充分顾及自己所有的市场。它们常常以独立酒店代理人来补充自己员工的了作。这些外部的个人或公司是销售部的延伸，対外代表着酒店。
      由于各酒店VI设计的需求不一，独立酒店所提供的服务也各不相同。某些代理人可能仅仅受雇作为实地销售员来招揽酒店员工.无法接触到的客户。其他一些酒店可能使用大型代理公司，这类公司的服务范围除了销售以外，还包括咨询、市场分析、广告以及公共关系。